W każdej firmie proces uruchomienia jest nieco inaczej zorganizowany. Nie będę się jednak skupiać na mapowaniu procesów i opisywaniu każdej czynności, spokojnie. Popatrzymy na ten temat przekrojowo.

Taka sytuacja. Szef wzywa Cię do siebie. Siadasz po drugiej stronie jego biurka i słyszysz magiczne słowa “mam dla ciebie projekt do zrobienia“. Dostajesz misję specjalną – optymalizowanie procesu X, stworzenie nowego produktu, a może zorganizowanie nowego kanału komunikacji. Tematyka projektu może być dowolna. Kluczowe jest zadanie: masz wreszcie / znowu* swój projekt (niepotrzebne skreślić).

Co robisz w takiej chwili?

a)  Wracasz do biurka i zaczynasz zbierać informacje. Dzwonisz do mamy, żeby odebrała dziecko z przedszkola i ugotowała Twojej rodzinie kolację, bo pewnie będziesz pracować do późna. Albo odwołujesz kosmetyczkę z godziny 19tej, bo zapewne o tej porze będziesz jeszcze w szale twórczym w pracy.

b)  Idziesz na kawę. To, że szef dał ci zadanie nie oznacza jeszcze, że masz rzucić wszystko i zrezygnować z kawy.

c)  Lecisz przegadać temat z kolegą z działu, który może “coś wiedzieć”, dzwonisz do starej znajomej, która chyba w czymś podobnym kiedyś pracowała. Zanim otworzysz outlooka albo notes i zapiszesz pierwsze słowo w dokumentach projektowych, chcesz prześwietlić poziom świadomości tego tematu w organizacji. Być może koledzy już kiedyś go robili i wystarczy wyciągnąć nowe wnioski i po sprawie.

Trzy pytania, które trzeba zadać na starcie

Możliwości pierwszej reakcji może być sporo. Każda z nas jest inna, a każdy projekt ma swoją specyfikę. Jest jednak kilka pytań, na które trzeba poznać odpowiedź w momencie uruchomienia projektu. Bez nich nie radzę robić nawet najmniejszego kroku.

Jaki jest cel projektu?

Tak, wiem, brzmi mało odkrywczo i masz ochotę przeskoczyć do kolejnego punktu. Ale nie rób tego jeszcze! Ile razy w swoim życiu zabierałaś się do pracy nad czymś, o czego celu miałaś mgliste wyobrażenie? Albo nawet nie miałaś żadnego? Zbyt często łapię siebie i otoczenie na tym, że zaczynamy działać bez wizji końca. Czyli bez uświadomienia sobie dokąd mam biec. Bieganie dla samego biegania ma sens tylko wtedy, kiedy lubimy się szybko poruszać. Ale w pracy projektowej, takie działanie nie ma najmniejszego uzasadnienia, wiem co mówię.

Dlatego wróć (jeśli tego jeszcze nie zrobiłaś) do swojego szefa i dopytaj o co mu dokładnie chodzi i po co masz to robić. Nie baw się we wróżkę. W pracy płacą Ci za realizowanie projektów, a nie za jasnowidzenie, albo umiejętne czytanie z fusów od kawy.

Po czym poznam, że zrealizowałam projekt?

Kolejna oczywistość, prawda? No właśnie, na nich najłatwiej się wyłożyć. Czy na pewno wiesz, jakie produkty masz dowieźć i za co zgarniesz cięgi, albo wieczną chwałę? Produkt to nie cel. Celem projektu może być wdrożenie nowego narzędzia IT wspierającego sprzedawców, w terminie do końca roku. A produktami: odebrany od dostawcy system, przeszkolona kadra sprzedawców, albo przygotowany podręcznik użytkownika.

No to jak jest u Ciebie? Czy czujesz różnicę pomiędzy celem biznesowym Twojej firmy, a celem projektu, który masz zrealizować, a rezultatami, które projekt ma przynieść?

  • Cel biznesowy to np. dwukrotny wzrost przychodów firmy w ciągu 2 lat.
  • Cel projektu to np. wdrożenie nowej aplikacji sprzedażowej dla handlowców.
  • Rezultaty projektu to np. skrócenie czasu obsługi klientów dzięki wykorzystaniu nowej aplikacji połączonej ze stroną www firmy, czy wzrost liczby obsługiwanych klientów przez handlowca dzięki możliwości zarządzania danymi klientów w aplikacji.

Kto jest kluczowym interesariuszem w projekcie?

Szef może mi dać projekt, ale niekoniecznie będzie jego sponsorem. Jeśli podobnie, jak ja pracujesz w Biurze Projektów, które świadczy usługi dla całej firmy, to bardzo prawdopodobne, że sponsorem, albo kluczowym decydentem w twoim przypadku będzie zupełnie inny manager. Zidentyfikuj tę osobę (lub grupę osób – np. zarząd, albo jakiś komitet), ponieważ od relacji z nią będzie zależało to, jak szybko i sprawnie dobiegniesz do mety. Z nią będziesz ustalać zmiany zakresu czy znaczące odchylenia w harmonogramie. To ona pomoże ci ze swojego poziomu zarządzania udrożnić niektóre tematy, których samodzielnie nie dasz rady zrobić.

Uruchamianie projektu to moja ulubiona faza zarządzania projektem

Zachodzą tutaj wszystkie procesy, które świetnie czuję – generowanie pomysłów, organizowanie informacji, tworzenie koncepcji, wizualizowanie przyszłości, identyfikowanie różnych problemów, które mogą się wydarzyć, a także szukanie szans i możliwości, które pomogą zbliżyć się do celu, formowanie zespołu projektowego, pierwsze spotkania z otwartymi głowami i taką jakby nieśmiałością. To wszystko dzieje się na starcie.

W niektórych firmach ten czas nie zalicza się jeszcze do procesu zarządzania projektem, ponieważ startem jest zatwierdzenie tych wszystkich założeń, które opisałam powyżej. Ja jednak wiem, że od tego etapu, bez względu na to, czy jest formalny czy nieformalny – dzieje się magia. I cokolwiek się wydarzy później – zależy właśnie od tego momentu.

A jak jest u Ciebie? Lubisz ten czas? A może masz jakieś ciepłe wspomnienia z uruchamianiem projektów?

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares