zarzadzanie projektami krok po kroku_okladkaZapraszam na drugą część mojej rozmowy z Mariuszem Kapusta – autorem książki Zarządzanie projektami krok po kroku – na temat codziennych wyzwań i nonsensów, z którymi musi sobie radzić kierownik projektów.

Pierwsza część rozmowy znajduje się w artykule ile absurdów przypada na jeden projekt?

 

Katarzyna Żbikowska: Czas na korporacyjny absurd. „Niby inwestorzy przyznają pewną pulę budżetu dla projektów, ale to tylko fikcja, bo po każdą złotówkę musimy chodzić oddzielnie. To znaczy, że projekty mają swoje budżety tylko w biznes-case, a nie mają w realnym świecie.” Czy myślisz, że taka sytuacja może mieć jakieś dobre rozwiązanie?

Mariusz Kapusta: Ustalić budżety i je mieć. Może to pomysł na kontrolę kosztów? Nie wiem, bo warto by wysłuchać, co ma do powiedzenia druga strona. :)

: A teraz coś, co uwielbiam najbardziej – sytuacja nie tylko absurdalna, co prawie abstrakcyjna. Zbieram takie „pajacyki” w swoim magicznym notesie… Dokładnie chodziło o „zadanie kupienia w ciągu pół godziny sznurówek bardzo znanej firmy produkującej buty. Trzeba zaznaczyć, że firma ta nie ma w swoim asortymencie sznurówek do kupienia osobno.” Przypomina mi się tutaj huśtawka projektowa, czyli metafora zbierania wymagań w projektach, czyli wynik mieszanki oczekiwań inwestora, klienta, kierownika projektu, a często jeszcze innych osób uczestniczących w przedsięwzięciu. Nie wiem, jak Tobie, ale mnie nasuwa się rada, żeby na bieżąco weryfikować zgłaszane wymagania i odpowiadać na nie, tzn. informować zwrotnie zgłaszającego, czy dane zadanie jest w ogóle wykonalne, czy nie. Co myślisz?

MK: Ja bym nie zaliczył tego do absurdów. Życie po prostu. Prawidłowa reakcja projektowa: nie ma w zakresie, nie robimy. Zdecydowanie zgadzam się z Tobą. Od razu wszystkie zgłoszone pomysły dzielić na 2 kategorie: Poprawka/Zmiana. Poprawki czasem trzeba wdrożyć, zmiany najlepiej zachować na przyszłość i zrobić w wersji 2.0. Wiem, że teraz narażę się na argument w stylu „ale przecież zmiany zawsze są”. To prawda, natomiast zmiany są bardzo, bardzo kosztowne! I często wynikają z tego, że dopiero ktoś zrozumiał, czego naprawdę może chcieć! I zaczyna się koncert życzeń.

Wiem to po sobie, bo jak zaczęliśmy pracę nad stroną internetową chciałem zrobić kilka rzeczy. Jak zobaczyłem co jest możliwe od razu wyskoczyłem z listą 50 fajnych pomysłów :). Zakres rośnie niebotycznie. Pytanie, czy to nadal komuś potrzebne. Jak skończył się case ze sznurówkami?

: Kolejne zgłoszenie, to następny korporacyjny obrazek. „W pewnej dużej międzynarodowej korporacji prowadzony był projekt kontroli kosztów ponoszonych na prowadzenie projektów… :-) w efekcie prac (z udziałem dużej firmy doradczej) wypracowano rozwiązanie zgodnie z którym wszystkie koszty powyżej 1 mln musiały być akceptowane bezpośrednio przez Zarząd a nie jak w innych przypadkach przez kontroling finansowy właściwy dla danego obszaru, w którym projekt był prowadzony. Kierownicy projektów szybko zorientowali się, że Zarząd w natłoku zajęć „klepie” wszystko szybko, niespecjalnie wchodząc w szczegóły. Skutkiem tego było zawyżanie budżetów projektów tak aby „łapały” się na Zarząd – w briefach projektowych dla zewnętrznych dostawców określane były minimalne ceny (1 mln) a nie jak powinno być maksymalne.” Ja myślę, że akceptacja Zarządu nie powinna wykluczać akceptacji kontrolingu finansowego, a wręcz wymagać takiego potwierdzenia. Zgłosiłabym tę nieszczelność w procesach do komórek zarządzających projektami i budżetami pokazując do jakich patologii takie działanie prowadzi. A co Ty byś poradził tej organizacji?

MK: To samo. To przypadek pokazujący, że ludzie lubią proste rozwiązania. Skoro łatwiej dostać większy budżet niż mniejszy, to jak byś się zachowała? System zaczął nagradzać konkretne zachowanie, więc wszyscy się dostosowali. Warto pamiętać, że ludzie myślą i znajdą zawsze sposób na ułatwienie sobie życia. Jeżeli system jest nieszczelny, to niekoniecznie to ułatwienie będzie dla nas korzystne.

: Następny „pajacyk” dotyczy współpracy biznesu i IT, czyli sławny romans dwóch pionów każdej korporacji. „Wdrażaliśmy nową wersję systemu do szeroko rozumianej obsługi klienta. Zbierane były wymagania biznesowe, które w następstwie przekładano na wymagania funkcjonalne systemu. Jakież było nasze zdziwienie na testach UAT, kiedy okazało się, że proces przygotowania Umowy dla klienta przebiega pomyślnie do momentu wydruku dokumentu. IT nie zaprogramowało przycisku „drukuj”, bo „biznes” nie zgłosił wprost takiego wymagania.” No i jak rozstrzygnąć kto miał rację – IT, bo zrealizowało w 100% niepełne wymagania biznesu, czy biznes który nie zgłosił takiego „oczywistego” wymagania? Nie ma chyba mędrca, który rozstrzygnąłby ten spór… Ja staram się stosować podejście holistyczne, z pełną odpowiedzialnością za końcowy produkt, a nie za wdrożenie w życie nieprecyzyjnych lub np. wykluczających się wymagań. Ale jestem ciekawa jak Ty to widzisz?

MK: Nie ma czegoś takiego jak oczywiste wymaganie. Może ktoś z IT pomyślał, że „Print” z przeglądarki wystarczy, bo tak robił ktoś w innym projekcie i to dla niego było oczywiste. Problem polega na tym, że najczęściej obrywa ten, kto wytwarza produkt. Nie ten, kto go opisał. Bo na etapie wymagań i opisywania błędy nie są oczywiste. Wszystko się ujawnia, gdy „coś” już jest. I wtedy winny jest ten, który zrobił tak jak napisali, bo nie pomyślał.

Tak naprawdę odpowiedzialność rozkłada się na zespół: zgłaszający wymaganie, opisujący, realizujący. Jeżeli nie rozumieją całego procesu, nie wiedzą, co będzie robione i po co to na pewno dojdzie do efektu „huśtawki”. To, czego najczęściej brakuje w tym procesie to spisywania pytań na każdym etapie i rozmowy.

Gdyby ktoś usiadł z informatykiem i opowiedział mu jak się będzie korzystać z systemu krok po kroku i co ma powstać na koniec to nie ma możliwości, żeby „drukuj” zniknęło. Moja hipoteza jest taka: ktoś na początku źle opisał historyjkę (user story), a później ktoś inny wrzucił to na listę rzeczy do zrobienia rozłożone na małe części, programista zaprogramował rzeczy z listy, a zawalony robotą nie pytał, dlaczego nie ma oczywistych rzeczy.

Mędrca nie trzeba. Potrzebny jest proces, który zamiast kawałkować informacje sprawia, że są lepiej zrozumiałe przez osoby w niego zaangażowane.

: Następne zgfłoszenie dotyczy także komunikacji pomiędzy biznesem i IT, gdzie zamiast rozmawiania i wyjaśniania na bieżąco sytuacji problemowych – uczestnicy procesu posiłkują się procedurami, które niestety są dziurawe i nie zawierają pełnych zasad współpracy pomiędzy nimi. Co robić w takiej sytuacji?

MK: Walczyć o zmianę procedur do upadłego albo sobie odpuścić. Trudno na podstawie jednego zdania powiedzieć coś konkretnego. Chociaż pracę magisterską można napisać ;). Gdy dochodzi do takiej sytuacji to najczęściej wynika to z tego, że ludzie się czegoś boją. Zamiast pracować nad celem tworzą „dupochrony”. To trudno przeskoczyć bez interwencji z góry. Naturalne jest, że zagrożona osoba dba o dół piramidy Maslova – bezpieczeństwo. W końcu chce dostawać pensję. A jak się podłoży, to może jej nie dostać. W takiej sytuacji potrzeba lidera, który weźmie na siebie ryzyko i zacznie podejmować decyzje. Nie musi to być management. Może być po prostu ktoś z dużym „pm cojones”, kto zaryzkuje.

: A teraz sytuacja z serii „szkolenia dofinansowane z Unii” i panie wizytatorki, które przychodziły na kontrolę zajęć systematycznie 30 minut po zakończonych zajęciach tylko dlatego, że „one nie mogą wychodzić z pracy za wcześnie” (nie zważając zupełnie na to, że zajęcia planowo kończyły się wcześniej i miały tego świadomość). Mi brak argumentów. Może Ty masz jakiś dobry komentarz? :)

MK: Pytanie brzmi, czy na koniec wszyscy byli zadowoleni? Oficjalnie trener powinien odmówić podpisania wizyty tych Pań (trener też coś takiego podpisuje) i nadać sprawie właściwy bieg. Zakładam, że raczej tak się nie zadziało, bo po prostu wszystkim jest wygodniej, żeby udawać, że jest dobrze. I tu wracamy do pytania: „czy jesteś wystarczająco zdeterminowany, żeby z tym walczyć?”.

Może mało popularnie ale ja uważam, że projekty unijne naprawdę, jak na taką skalę, były realizowane całkiem nieźle. Oczywiście sporo absurdów generuje biurokracja, nie o wszystkich chcę mówić ;). Panie wizytatorki też mogą być cholernie upierdliwe, dlatego chciałem korzystając z okazji podziękować wszystkim miłym wizytatorom, z którymi ja miałem do czynienia.

Raporty z realizacji projektów unijnych są bardzo szczegółowe. I to naprawdę dobrze. Bo gdyby nie to, wiele firm, które je robi po prostu by popłynęło. A tak, był pewien rytm, proces który porządkował działanie. Jeżeli ktoś wie co robi, poradzi sobie też z takimi sytuacjami.

: Mariusz, dziękuję za inspirującą rozmowę. A Ty, Czytelniku, jeśli odnalazłeś siebie w którejś z opisywanych sytuacji – mam nadzieję, że albo znalazłeś dla siebie rozwiązanie, albo przynajmniej poczułeś, że nie jesteś osamotniony w codziennej, czasami absurdalnej rzeczywistości. Powodzenia w Twoich projektach!

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares