zarzadzanie projektami krok po kroku_okladkaJak często w projektach zdarzają się absurdalne sytuacje? Czy komiksy Dilberta są tylko fikcją, czy mają podłoże w realnych, codziennych sytuacjach? Czy dowcipy o przygodach kierowników projektów są czarnym humorem?

Sprawdź, co o tym myślą dwaj pasjonaci zarządzania projektami – Mariusz Kapusta – ekspert zarządzania projektami i twórca gier symulacyjnych z tej dziedziny, a także autor świetnej książki Zarządzanie projektami krok po kroku oraz ja – praktyk i trener zarządzania projektami.

Kilka tygodni temu, na moim blogu ogłosiliśmy konkurs na zgłoszenie najbardziej absurdalnej sytuacji z życia projektowego. Dzięki aktywnym Czytelnikom udało się zebrać 9 absurdów, o których dzisiaj rozmawiamy z Mariuszem. Zapraszamy do lektury :)

Katarzyna Żbikowska: Mariusz, podjęliśmy się nie lada wyzwania – zaproponowania rozwiązań sytuacji, które nasi Czytelnicy nazwali „absurdami projektowymi”. Nie wiem, jak Ty, ale ja czuję małą ekscytację z tego powodu :-)

W naszym konkursie na absurdy projektowe otrzymaliśmy sporo zgłoszeń. Mój pierwszy odruch po przeczytaniu tych opisów przypadków był smutny: „to przecież nie są absurdy, a samo życie”. Miałeś podobnie?

Mariusz Kapusta: Moim największym odkryciem po studiach i rozpoczęciu pracy było uświadomienie sobie, że paski Dilberta to nie żarty, tylko zapis rzeczywistości. Natomiast tutaj chcę nadmienić bardzo ważną rzecz: kto jest bez winy niech pierwszy rzuci kamień. Ja sam na pewno wygenerowałem absurdalne sytuacje z punktu widzenia kogoś innego. Działamy w bardzo skomplikowanych ekosystemach, które cały czas się zmieniają. Nie są doskonałe. Na pewno pokażą błędy. Najważniejsze to nasza postawa wobec tych absurdów. Czy potrafimy je dostrzec, śmiać się z siebie, ale przede wszystkim podjąć rozsądne działanie.

To rozsądne działanie nie oznacza, że musimy poprawiać cały świat. Choose your battles. W dużych organizacjach szansę a zmianę masz tylko wtedy, gdy jesteś gotów dać się zwolnić, jeżeli zmiana się nie dokona. Jeżeli nie masz takiej determinacji do zmiany to nic nie osiągniesz. Co więcej, to, że coś wydaje Ci się absurdem może mieć sens z punktu widzenia kogoś wysoko w organizacji. Spojrzenie systemowe i strategiczne bardzo się przydaje. Chociaż z wysoka też warto zastanowić się jak będą zachowywać się ludzie szukając najprostszych rozwiązań i trzeba zostawić przestrzeń na informację zwrotną, żeby poprawić genialne pomysły.

: Przejdźmy do zgłoszonych przypadków. Obiecaliśmy pochylić się nad nimi i opowiedzieć o naszych pomysłach na rozwiązanie opisanych sytuacji. Pierwsze zgłoszenie dotyczyło odmowy zapłaty przez zlecającego, który argumentował taki stan rzeczy słowami: „wprowadził mnie Pan w błąd, mówiąc, że wyjeżdża już z miasta”. Przypadek słaby, ponieważ dostrzegam w moim otoczeniu coraz więcej sytuacji, w których przedsiębiorcy sami muszą upominać się o własne wynagrodzenie i nierzadko dostają odpowiedzi wymijające. Jak sobie z takimi sytuacjami radzić?

MK: Moje całkiem świeże doświadczenie, które odświeża mi myślenie o zasadach. Spisywanie umów! Umowy spisujemy na złe czasy, wtedy gdy jest jeszcze dobrze. Ta dobra atmosfera powinna pomóc nam wypracować sensowne  rozwiązanie w duchu kooperacji, bo w kryzysie problemy rozwiązuje się trudno. Później projekt musi być zgodny z umową. Termin to termin, dostarczenie tego co się umawialiśmy ma być takie jak ustalone, a nie inne. Przymykanie oczu na odstępstwa z jednej strony jest traktowane ja oznaka „elastyczności” i doceniane, ale czasem wiele takich zmian kumuluje się w innym punkcie projektu. Projekt to partnerska relacja dwóch stron. „Nasz klient nasz pan” – nie kupuję tego. Bliższa mi jest idea win-win, gdzie obie strony zyskują. To, że ktoś płaci za usługę to nie jest łaska, to po prostu wymiana wartości. Uniknąć całkiem się nie da, ale można np. rozłożyć płatność w kontrakcie na części, zamiast całość na końcu. Ryzyko wtedy jest mniejsze. I tutaj to nie tyle absurd projektowy, co raczej dotyczący wartości.

: Kolejny absurd dotyczył zlecania planowania projektu konsultantom zewnętrznym, którzy zamieszkują w zupełnie inną szerokość (i długość geograficzną). Ich postrzeganie ryzyk w projekcie może być zupełnie odmienne od naszego, przez wzgląd na inne uwarunkowania kulturowe, geograficzne czy nawet klimatyczne. W opisanym przypadku konsultanci opisali ryzyko jakim są trzęsienia ziemi, a pominęli zjawisko typu śniegu, którego prawdopodobieństwo wystąpienia w Polsce jest znacznie większe (przy praktycznie nie występującym ryzyku trzęsienia ziemi). Coraz więcej projektów realizowanych jest w międzynarodowych i międzykulturowych zespołach. Myślę, że już ten sam fakt można zaliczyć do ryzyk projektowych. A rozwiązanie wydaje mi się jedno – pamiętać w jakim kraju będą wykorzystywane produkty projektu i dopasować do tej wizji plan. Zdarzyła Ci się kiedyś podobna sytuacja?

MK: To tylko pokazuje, że ktoś zadziałał na zasadzie copy-paste w zarządzaniu ryzykiem. Pracowałem w zespole, który pracował przez 3 strefy czasowe, 3 kontynenty, a dodatkowo były to 3 różne firmy. Nałożenie się na siebie 3 kultur (USA/Polska/Indie) + 3 stylów korporacyjnych musi wygenerować trudności. To doświadczenie bardzo uwypukliło te różnice. Wspominam je jako bardzo wzbogacające, jednak nie zawsze było mi do śmiechu, gdy byłem w środku, bo niektóre sytuacje były naprawdę na ostrzu noża.

Jednak najciekawsze jest to, że ludzie sami w sobie byli wobec siebie bardzo życzliwi i to wspominam bardzo dobrze. To częściej sytuacja, w której byli postawieni powodowała konflikt. Gdy odpowiadasz za kontrakt po stronie klienta albo zamawiającego to prezentujesz całkiem inną perspektywę. Tu nawet nie trzeba różnic kulturowych, żeby pojawiły się problemy z komunikacją.

Przykład absurdu, który my wygenerowaliśmy. Opowiadaliśmy o pewnym systemie „MDO reporting” i zamiennie „Shipment reporting”. Dla nas to były synonimy. Dla dostawcy 2 systemy. I tak też nas wstępnie wycenili. Za modernizację 2 systemów ;). Dzięki temu przynajmniej wyłapaliśmy wcześnie, gdzie się nie rozumiemy.

Mam też bardzo pozytywną sytuację, z Hinduskim zespołem. Przyjechali do nas i przez tydzień spotykali się z naszym zespołe ekspertów, żeby nauczyć się jak najwięcej. Po tygodniu zrobili prezentację przed tym gronem opisującą jak rozumieją systemy, które mieli obsługiwać. Genialne! Po pierwsze byli skupieni, żeby naprawdę się nauczyć, bo mieli tego uczyć innych. Po drugie od razu weryfikowało ich bardzo wymagające grono ludzi, którzy byli mistrzami w tym co robili.

To świetna metoda, żeby dopracować wizję i kierunek pracy. Wysłuchać, dopytać, sparafrazować.

(…)

Druga część naszej rozmowy jeszcze w tym tygodniu, śledź bloga, żeby być na bieżąco.
Strona konkursu i zgłoszenia wszystkich Czytelników na stronie Zarządzanie projektami krok po kroku.

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares