to do list

http://goo.gl/lZC4Z

Dziś mam przyjemność przedstawić Wam Marcina Kwiecińskiego – prywatnie mojego kolegę, a zawodowo doradcę biznesowego, trenera, architekta skuteczności, twórcę autorskiego programu szkoleniowego „Ogarnij Chaos”, a także autora bloga www.marcinkwiecinski.pl.

Katarzyna Żbikowska: Marcin, opowiedz jak smakuje produktywność? 

Marcin Kwieciński: Nie mam pojęcia! Ale wiem jak czują się osoby produktywne. Gdy posiadają poczucie kontroli nad swoją pracą, są zrelaksowane, a zadania niemalże „same się wykonują”. Ich plany zaczynają się realizować. To taki fajny stan, gdzie mamy poczucie, że wszystko toczy się właściwym tempem i we właściwym kierunku. Gdzie widzimy rezultaty naszych działań i mamy dużo motywacji do robienia kolejnych ciekawych zadań. Gdybym miał określić smak, z którym taki stan mi się kojarzy to byłby to mleczno-czekoladowy :-)

Czy jest chwilowym kaprysem, czy raczej stylem życia?

Zdecydowanie stylem życia. To kompetencja, którą rozwijamy każdego dnia. Podobnie jak język obcy, czy gotowanie. Ale to również styl życia, gdyż zakłada, że zależy Ci aby coś w życiu osiągnąć. Jeżeli Twoją strategią jest dryfowanie od zdarzenia do zdarzenia, biorąc co życie przyniesie, szkoda czasu na rozwijanie swojej produktywności. O ile filozofię życiową możemy kształtować dowolnie, o tyle w biznesie nie mamy już takiej wolności wyboru. W biznesie produktywność i jej stały wzrost to obowiązkowy element sukcesu zawodowego. Jeżeli nie umiemy kontrolować swojego strumienia zadań i portfela projektów, wybierać z nich  tych najważniejszych i dostarczać określonych rezultatów, nie ma dla nas miejsca we współczesnym biznesie. Co więcej, współczesny biznes każdego roku oczekuje od nas zwiększonej wydajności. Jeżeli stoisz w miejscu, to tak jakbyś się cofała.

Masz rację, kiedy nie umiemy zdecydować, które wartości są dla nas najważniejsze – nie będziemy w stanie ani zaplanować najbliższego dnia, ani tym bardziej naszego życia w dalszej przyszłości. Czy można zatem powiedzieć, że większość pracy nad swoją produktywnością sprowadza się do większej samoświadomości, a potem zaufania do siebie? 

To na pewno bardzo duża część. Świadome odkrycie i zaprojektowanie własnych perspektyw życiowych i zawodowych znacząco ułatwia podejmowanie lepszych decyzji. Świadomość w jaki sposób korzystamy ze swojego czasu pozwala nam lepiej ten czas wykorzystywać. A to z kolei prowadzi do większego zaufania w zakresie realizowanych priorytetów. Ale praca nad produktywnością, to również pozyskiwanie i doskonalenie konkretnych umiejętności, m.in.: technik planowania, analizy portfela projektów, asertywności, udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej, kreatywnego rozwiązywania problemów, czy optymalizacji procesów. Podobnie jak mechanik ma w swoim warsztacie młotki, klucze i śrubokręty, tak produktywny pracownik wiedzy rozwija własne narzędzia, które wykorzystuje do zwiększania własnej skuteczności i wydajności.

Gdybyś miał przed sobą osobę „początkującą” w tej dziedzinie, to od rozwijania jakich umiejętności radziłbyś jej zacząć? 

Prawdopodobnie od umiejętności kontrolowania własnego strumienia zadań i projektów. Im szybciej nauczymy się sprawnie domykać otwarte zobowiązania, tym szybciej możemy przejść dalej, do optymalizacji rytmu i stylu działania. Oczywiście wszystko zależy od konkretnego przypadku – są osoby, które są początkujące w dziedzinie produktywności, ale świetnie radzą sobie z tzw. „bieżączką”. Wtedy możemy popracować nad perspektywami i długoterminową wizją rozwoju. Zazwyczaj jednak rozpoczynamy od odzyskania kontroli nad tym co już jest otwarte.

Jak zacząłeś ogarnianie chaosu w twoim życiu?

Prawdopodobnie, jak większość osób, która zaczyna pracę nad swoją produktywnością. W pewnym momencie awansowałem do momentu, gdy liczba projektów zaczęła mnie przerastać. Dotychczasowe narzędzia przestały działać, praca zaczęła zajmować mi bardzo dużą część życia, a ponieważ staram się funkcjonować w wielu obszarach, to zacząłem się zastanawiać, czy da się te projekty zrobić w sposób, który pozwoli mi również na posiadanie życia pozazawodowego.

I udało się?

Na początku nie J Pierwsze podejście to była nieudana próba implementacji metody GTD Davida Allena – po pierwszym entuzjazmie rzuciłem to w kąt. Potem wpadłem w tzw. etap “productivity porn”, zacząłem szukać narzędzia doskonałego, które rozwiąże wszystkie moje problemy związane z produktywnością. Oczywiście bezskutecznie. Dopiero zetknięcie z “7 nawykami skutecznego działania” S. Coveya, było swoistym przełomem…

Czyli 7 nawyków uzupełniło GTD i znalazłeś złoty środek.

Po lekturze 7 nawyków, wziąłem się porządnie za implementację. Nawyk po nawyku… Natomiast wciąż brakowało mi odpowiedzi na pytanie “ok, jest środa, 10.00, to czym powinienem się teraz zająć?”. Nawet posiadając dość dobrze zdefiniowane wyższe perspektywy, nie umiałem dobrze odpowiedzieć na to pytanie. Wtedy wróciłem do GTD raz jeszcze. Podszedłem bardzo metodycznie – implementując każdą część systemu…

Czyli można powiedzieć, że jesteś “szczęśliwym posiadaczem” dopasowanego do Twoich potrzeb systemu GTD, tak? I w związku z tym, że wdrażałeś go metodą prób i błędów – znasz jego mocne strony i pokazujesz innym jak zbudować ich własny, działający w ich życiu system?

Dziś, to już w zasadzie kolejnej wersji takiego systemu. Bo w miarę rozwoju tej kompetencji i zmieniającej się rzeczywistości biznesowej, nasz system ewoluuje wraz z nami. Tak, na bazie własnych doświadczeń i zdobywanej od tamtego czasu wiedzy, wspieram ludzi w budowaniu ich własnego systemu wspierającego ich produktywność.

Czyli tak powstały fundamenty projektu “Ogarnij Chaos”?

Tak powstały fundamenty mojej produktywności. Fundamenty projektu “Ogarnij Chaos” powstały trochę później. W pewnym momencie zacząłem dzielić się tym, w jaki sposób zacząłem pracować. Początkowo ze znajomymi, później ze studentami w Akademickim Inkubatorze Przedsiębiorczości. Bardzo dużo dała mi również praca konsultanta biznesowego dla dużych, międzynarodowych korporacji. To w takim środowisku nauczyłem się szlifować produktywność w sytuacji, gdy realizujesz wiele projektów jednocześnie, zazwyczaj w różnych firmach i krajach. Okazało się, że sporo osób ten temat interesuje, bo wszyscy oni zastanawiają się jak lepiej wykorzystywać swój czas. Wtedy powstał fundament, o który pytasz – aby im to dobrze wyjaśnić, sam musiałem się zastanowić, co to jest ta produktywność i jak najłatwiej zaimplementować techniki w swoim działaniu. Z każdym nowym pytaniem, projekt dojrzewał.

I założę się, że będzie się jeszcze rozwijał. Temat jest bardzo na czasie. Coraz więcej osób, zwłaszcza pracowników umysłowych, pracujących projektowo, ma problemy z efektywnym zarządzaniem dostępnym czasem. Co więcej, musimy go dzielić pomiędzy życie zawodowe i prywatne. Czy Tobie udaje się to robić? czy możesz powiedzieć, że “masz zorganizowane życie”?

Masz rację, obserwuję, że temat produktywności i dobrego zarządzania swoimi zadaniami staje się coraz bardziej popularny. Myślę, że obecny tzw. kryzys ma na to duży wpływ. Firmy zaczęły szukać oszczędności, zmniejszyła się ilość etatów, a na nowe brakuje budżetu. Z drugiej strony ilość pracy nie maleje, a wręcz rośnie wraz z presją na poprawę wyników. To powoduje, że ludzie zaczynają szukać sposobów, jak zrobić to co robili dotychczas w bardziej wydajny sposób. Rośne również presja na osiąganie konkretnych wyników. Coraz bardziej rozliczani jesteśmy z tego, co zrobiliśmy, a nie tego co robiliśmy. Czytałem ostatnio raport, że menedżerowie w dużych, amerykańskich firmach będą oczekiwali w 2013 roku wzrostu produktywności pracowników o ok. 20%.

A wracając do pytania o życie zawodowe i prywatne… osobiście uważam, że jest jedno życie do przeżycia… i w zależności od sytuacji, aspiracji i własnej dojrzałości odpowiednio rozkładamy zaangażowanie w różne jego obszary… To nie chodzi o “zorganizowanie” życia czy pracy, choć wiele osób tak właśnie postrzega tę dziedzinę biznesu – jak lepiej zorganizować pracę. Punktem wyjścia jest raczej pytanie, czy chcesz wieść życie (albo pracować) w sposób skoncentrowany na rezultatach.

Podoba mi się Twoja koncepcja jednego życia. Bardzo do mnie przemawia. W końcu wszystko, co robimy ma wpływ na naszą rodzinę, osiągane cele, realizowane marzenia, czy wizerunek zawodowy. Nie można tego oddzielić prostą kreską.

Dokładnie! Zresztą podział na tzw. życie zawodowe i prywatne jest tylko modelem, stworzonym na potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem. Zainteresowanych odsyłam do książki “Winning Znaczy Zwyciężać” Jack’a Welch’a – bardzo dosadnie i prawdziwie opisał punt widzenia zarządu na te kwestie. Myślę, że dla wielu lektura tego rozdziału może być szokiem. Jest jeszcze jeden aspekt – w długoterminowej perspektywie nie da się wieść dobrego życia “prywatnego” i złego “zawodowego” lub na odwrót. Brak spójności prędzej czy później odbije się na obydwu tych obszarach

Dziękuję za polecenie, na pewno sięgnę po książkę. a teraz przejdźmy do konkretnych przykładów – jakie są twoje ulubione narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami? Czy w dzisiejszym multimedialnym świecie, “ogarniaczowi chaosu” mogą wystarczyć notes i długopis, czy niezbędne są aplikacje mobilne i komputerowe?

To jest bardzo indywidualna sprawa i zawsze narzędzia trzeba dostosować do preferencji danego człowieka oraz sytuacji zawodowej, w której funkcjonuje. Nowoczesne technologie nie mają tu nic do rzeczy – mogą bardzo pomóc, ale mogą też doprowadzić do spadku produktywności. Pracowałem kiedyś z menedżerem departamentu IT, który stworzył dla siebie system na bazie papierowego segregatora i uzyskał znaczący wzrost produktywności. Z drugiej strony kiedyś zatrudnił mnie przedstawiciel firmy z doliny krzemowej, który jak sam się określił jest „gadżeciarzem” i budowaliśmy system w oparciu o najnowsze aplikacje w chmurze, z dostępem z Iphona i Ipada. Czasami występuje też wymieszanie tradycyjnych narzędzi z nowoczesnymi – czasem technologia ma przewagę, a czasami duża czysta kartka papieru i żółte karteczki.

Uff. ulżyło mi, że z moim notesem z rysunkami i mapami myśli nie jestem jaskiniowcem. 

Nie, zdecydowanie nie :-) Obserwuję nawet pewien renesans notesów, piór, kredek i papieru.

Marcin, myślę, że dzięki naszej rozmowie zdecydowanie lepiej rozumiem, czym jest produktywność i o ile bardziej może wzrosnąć moja efektywność w działaniu dzięki odpowiedniemu zarządzaniu swoimi zadaniami i projektami.

Bardzo się cieszę, że mogłem trochę rozjaśnić temat. Najważniejsze, aby pamiętać, że ta produktywność jest zawsze po coś. To nie jest kompetencja, którą rozwijamy dla samej siebie, ale po to, by osiągać więcej interesujących nas rezultatów. Wiele osób w początkowych okresach fascynacji tym tematem zatrzymuje się na ciągłym poszukiwaniu magicznego rozwiązania lub narzędzia, a zapomina o rezultatach i celach do realizacji. W efekcie ich produktywność zamiast rosnąć, spada.

Na zakończenie powiedz proszę, gdzie można Cię spotkać, albo jak się z Tobą skontaktować, gdyby ktoś poczuł, że to, o czym opowiadałeś jest tym, czego mu najbardziej potrzeba w tej chwili.

Zainteresowanych tematem zapraszam na mojego bloga: www.marcinkwiecinski.pl oraz twittera @m_kwiecinski. Można mnie również spotkać na konferencjach, a także na gościnnych występach w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach, podczas których zapraszam do osobistych dyskusji i wymiany doświadczeń.

Dziękuję za rozmowę i do zobaczenia!

Dziękuję również :-)

Marcin Kwieciński

Marcin Kwieciński – Trener, Doradca, Architekt Skuteczności. Autor programu doradczo-szkoleniowego „Ogarnij Chaos”. Realizuje projekty doradcze, które skutkują lepszym wykorzystaniem czasu w biznesie dla menadżerów oraz zespołów specjalistów w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach. Doradzał i projektował sposoby działania w międzynarodowych przedsiębiorstwach, administracji publicznej oraz organizacjach non-profit w Polsce i za granicą. Posiada wieloletnie doświadczenie w praktycznej i skutecznej implementacji metodyki „Getting Things Done”. Jest uczniem Davida Allena, twórcy metodyki GTD. W wolnych chwilach rozwija pasje związane z lotnictwem i fotografią.

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares