Od kilku tygodni opowiadam Wam w artykułach o myśleniu wizualnym z własnej perspektywy i przekonuję do otwarcia się na to, co nowe. Na szczęście praca ze szkicownikiem i kolorowymi flamastrami nie dla wszystkich jest nowością. Przyzwyczajeni jesteśmy do tego, że narzędzia myślenia wizualnego wykorzystują designerzy i projektanci, tymczasem w środowisku biznesowym dla wielu są również codzienną praktyką.

Z ogromną radością zapraszam Was do lektury zapisu mojej rozmowy z Mariuszem Kapusta – praktykiem biznesu. Poznacie dzięki niej nowe spojrzenie na temat wizualnej komunikacji w biznesie, a także dowiecie się po co managerowi wyobraźnia :-)

Katarzyna Żbikowska: Mariusz, czy masz wyobraźnię? 

Mariusz Kapusta: Zdecydowanie wiem, że mam. Czasem nawet za bardzo działa. Z mojego testu osobowości w Belbinie wynika, że jestem siewcą idei, więc generuję dużo pomysłów, nie zawsze takich najlepszych. Bez wyobraźni nie ma postępu, nie da się osiągnąć niczego długoterminowego, bo dzięki niej można przewidzieć konsekwencje naszych działań, znaleźć zagrożenia, co ważniejsze znaleźć sposoby rozwiązywania problemów. Jak mówił Churchill „Jestem skromny. Mam powody”. Parafrazując odpowiem „Mam wyobraźnię. Mam dowody.”

To świetnie, ulżyło mi :-) Czyli dzięki wyobraźni identyfikujesz ryzyka, rozwiązujesz problemy. W jaki jeszcze sposób wykorzystujesz ją na co dzień, w biznesie?

Czasem za dużo się martwię ;) jak zidentyfikuję za dużo problemów. To czasem obciążenie, bo zdając sobie sprawę z poziomu skomplikowania problemu trudniej się podjąć wyzwania. Natomiast nauczyłem się, że pomimo tego trzeba działać. Tu sprawdza się czasem powiedzenie o tym, że ten, kto nie wie, że czegoś nie można zrobić po prostu to robi ;).Przełożenie pomysłu na produkt na rzeczywistość wymaga wyobrażenia sobie jak będzie wyglądał, jak ktoś będzie z niego korzystał, jak ma działać. To oznacza przełożenie tej wizji na jakąś formę przekazu, którą zrozumie ktoś, kto będzie miał te pomysły realizować. Nie wyobrażam sobie braku wyobraźni. Tutaj przyznaję mnie zawodzi.

Czy do przedstawiania swoich pomysłów wykorzystujesz jakieś narzędzia? A może masz do tego jakieś swoje ulubione sposoby? Mam na myśli np. szkice, mapy, ilustracje, wykresy, albo jeszcze inne opcje.

Moje ulubione narzędzie to zestaw 20 kolorowych cienkopisów i kartki A3. A3 dlatego, że wiele pomysłów na A4 się po prostu nie mieści, gdy się je rozrysuje. Gdy wpada mi coś do głowy to zaczynam „iść za ciosem” i rysuję pomysł. Często zaczyna się od narysowania czegoś na kształt mind-map’y, ale zaraz uzupełniam go o jakieś macierze, piramidy, uzupełniam strzałkami, opisami, notatkami. Nie trzymam się jakiegoś schematu. Po prostu wrzucam moje myśli w taką formę, która pozwala mi na nie w miarę całościowo spojrzeć. Jeżeli okazuje się, że jest to zbyt skomplikowane lub mam bałagan myślowy i nie potrafię tego w prosty sposób komuś wytłumaczyć, to pracuję dalej. Podobnej techniki używam, gdy spotykam się z klientem, żeby zrozumieć czego potrzebuje, w jaki sposób mogę pomóc. Ponieważ nie wiem co usłyszę, a nie zawsze z drugiej strony informacje też są ustrukturyzowane tylko takie podejście pozwala mi na ogarnięcie całości. Jednocześnie ze słuchaniem zaznaczam sobie miejsca, które wymagają dopytania w taki sposób, żeby nie przerywać drugiej stronie, a jednocześnie upewnić się, że wszystko wychwyciłem.  Gdy przekazuję komuś moje pomysły też często je rysuję. To pozwala mi zapanować nad strukturą i ułatwia przekazanie kluczowych rzeczy drugiej stronie. Zmniejsza niepewność i ryzyko popełnienia błędu. W naszym biurze praktycznie wszystkie ściany mają miejsce do pisania, notowania i rysowania. Wiszą 2 duże białe tablice, stoi flip-chart, oprócz tego często wieszam flip chart z pomysłami na ścianie, żeby mieć go pod ręką na czas dojrzewania pomysłów. Prowadzę często prezentacje, wystąpienia i szkolenia. Często wykorzystuję zdjęcia ilustrujące pewne kwestie, czasem na ich wyszukanie poświęcam więcej czasu niż na samą treść. Ostatecznie staram się sprowadzić cały pomysł, cała ideę do kilku prostych punktów, które da się łatwo narysować, łatwo opisać. Bez rozrysowania sobie problemu nie da się zaobserwować i okiełznać jego wielowymiarowości. Zawsze gdy wyciągam u klienta moje kartki i cienkopisy widzę chęć „pobawienia” się nimi z drugiej strony. I czasem dzieje się tak, że rysujemy wspólnie. To naprawdę świetne narzędzie komunikacji.

Jakie są twoje doświadczenia z rysowaniem przy klientach? Czy jest na to ciche “przyzwolenie” w biznesie, czy raczej uznawane jest to za mało poważne, a może nawet dziecinne?

Bardzo pozytywne. Chociaż pierwszy komentarz może być deprymujący „O jakie Pan ma ładne długopisy!”, to odbieram to pozytywnie. Co ciekawe to najczęściej komentarz, który słyszę od kobiet. Chyba są bardziej wrażliwe na estetykę ;).Zawsze to budzi ciekawość. Część osób próbuje rozgryźć jakich kolorów używam do czego, jakiego systemu stosuję. Raz jedna osoba mnie przeanalizowała pod kątem stosowanych technik „aktywne słuchanie, gromadzenie, kreatywne myślenie”. Szczerze mówiąc nie studiowałem tej wiedzy nigdy pod kątem wiedzy dlatego nawet części technik nie znam. Wynikają z czystej praktyki, podpatrzenia z czego korzystają inne osoby i co się sprawdza. Odbiór jest bardzo pozytywny, bo gdy się trzymam mojego podejścia mogę od razu zaprezentować do czego doszliśmy. W wielu wypadkach druga strona bierze ode mnie oprzyrządowanie i zaczyna dorysowywać swój punkt widzenia. Co mi też ułatwia zrozumienie tematu i powoduje, że nasze zaangażowanie rośnie. Nigdy nie spotkałem się z określeniem, że to dziecinne. Raczej można to wykorzystać jako ice-breaker, gdy opowiadacie o wyższości papieru A3 nad kartką A4 i dlaczego zeszyty A4 oznaczają zagładę naszej cywilizacji ;). Jest jednak jeden warunek, którego się trzymam – to jest tylko narzędzie i klient musi zobaczyć, że czemuś to służy. Robienie notatek jest potrzebne, robienie ich w taki sposób, że jednocześnie można prowadzić konwersację, przetwarzać informacje i notować rozgałęziające się wątki jest bezcenne. Sprawdza się w czasie rekrutacji, prowadzenia coachingu, zbieraniu wymagań od klienta, tłumaczenia czegoś w czasie szkolenia. Pewnie nie przez przypadek najciekawsze ćwiczenia, i te najbardziej angażujące są związane z wykorzystaniem kredek.

A co myślisz o prezentacjach przygotowywanych w Power Point? Niektórzy twierdzą, że praca w tej aplikacji zabija kreatywność.

To niech nie pracują w PowerPoint ;). To nie jest narzędzie do rozwijania kreatywności tylko do prezentowania. Warto uporządkować podejście i pojęcia. Uwielbiam Power Point’a za jego prostotę, możliwości, a najbardziej za możliwość przekształcania tekstu na grafikę SmartArt! To jest genialne i uwielbiam tę opcję. Ale, żeby to dobrze ubrać. Tworzenie prezentacji w tym programie to ostatni krok w całym procesie. Najpierw trzeba się zastanowić co się chce powiedzieć, przełożyć to na scenariusz, scenariusz rozpisać sobie to co się ma dziać w trakcie prezentacji/wystąpienia/prelekcji, dopiero wtedy projektuje się slajdy, czyli co ma na nich być w formie treści i jak to pokazać obrazem, zbiera ilustracje, zdjęcia, szlifuje zdania, a na końcu wrzuca się to do PowerPointa, żeby zaprezentować. Patrząc z tej perspektywy to cały kreatywny proces przebiega poza tą aplikacją, ona jest przydatna dopiero na samym końcu. Ale ponieważ jest bardzo uniwersalna, można ładnie sortować slajdy, dodawać animacje (tutaj wolę proste środki wyrazu i proste efekty, są bardziej eleganckie i lepiej się sprawdzają), wyświetlać z widokiem prezentera z podglądem notatek, to z niej korzystam. Nie widziałem do tej pory czegoś lepszego. W ogóle komputer nie jest narzędziem do kreatywnego myślenia, ekran jest za mały, za bardzo musimy się skupiać na jego obsłudze. Nie lubię. A co do samych prezentacji w PP, to cóż. Wiele z nich jest koszmarnych i źle zrobionych, ale śmiem twierdzić, że to nie wina narzędzia, tylko tego, kto prezentację przygotowuje.

Zgadzam się z Tobą, że Power Point jest do prezentowania, a nie do kreowania. Jednak nie raz byłam świadkiem, jak prelegent “chował” się za slajdami wypełnionymi danymi, zamiast potraktować je tylko jako tło swoich słów. Jedno mnie w tej kwestii zastanawia. Skoro jako słuchacze mamy oczekiwania, żeby informacje były prezentowane w sposób jak najbardziej przystępny i atrakcyjny, to dlaczego jako prelegenci często o tym zapominamy…? 

Ja nieskromnie powiem, że nie zapominam. Moje przykładowe slajdy wyglądają jak na załączonym przykładzie. Obraz i kluczowe słowa. Dużo uwagi poświęcam ich design’owi graficznemu i doborowi słów. Cały czas pracuję nad tym, żeby same slajdy opowiadały historię. Jak widać bez prezentera te slajdy są bez wartości. Dzięki temu słuchacze widzą slajd, ale chcą mnie słuchać, żeby dowiedzieć się jaką mam wartość dodaną. Oprócz samej prezentacji ważne też są materiały, z którymi uczestnicy pracują sami po prezentacji. Nie każdą treść da się tak łatwo przełożyć, czasem faktycznie operuje się na tekście, wtedy jeżeli to możliwe staram się znowu, tu niespodzianka, rysować ;) na żywo w trakcie szkolenia. Zamalowuję dużo ilości flip-chartów obrazując to, co chcę przekazać. Gdy pierwszy raz spotkałem się z „Presentation Zen” urzekło mnie to maksymalnie. Tego szukałem jako prezenter. Trochę się obawiałem zastąpienia tradycyjnej formy zdjęciami, ale okazało się, że po prezentacji podchodziły do mnie osoby i dziękowały za inspirację i pierwszą w życiu prezentację, która tak ich ożywiła. Zakładam, że to nie tylko slajdy, ale treść i moja osobowość oczywiście ;).  Odpowiadając wprost na twoje pytanie to myślę, że po prostu robimy to, co jest bezpieczne. A skoro 95% ludzi robi prezentacje oparte na tekście, to przynajmniej masz gwarancję, że nie wystajesz z tłumu. Rada, którą kiedyś dostałem, która pomaga pokonać lęk prze wystąpieniami: Ci ludzie przychodzą tu po to, żeby usłyszeć najlepszą prezentację w swoim życiu, są po twojej stronie. Ta rada ma też głębszy sens. Pomaga uznać publiczność za zwolennika, a jednocześnie myśleć o „niej” w kategorii ludzi. Inwestują swój czas w obecność z Tobą, są na tyle grzeczni, że nie wychodzą w trakcie ;), oferują Ci kredyt zaufania. Zrób to, co w twojej mocy, żeby dobrze spędzili czas. Jeżeli przygotowujesz prezentację to poświęć zastanowieniu się nad publicznością co najmniej tyle samo czasu, co nad sobą. Najczęściej popełniany błąd to myśleniu o sobie, a nie o ludziach, do których mówisz. A drugi, prostszy do przeskoczenia to poszerzenie palety narzędzi prezentera.

Mariusz, co byś radził osobom, które chcą zastosować te techniki w praktyce?

Po prostu nie bać się, próbować wykorzystać różne metody i dobrać je do siebie i zadania, które mamy do wykonania. Wtedy to nie tylko działa, ale i sprawia niezłą frajdę.

Dziękuję Ci serdecznie za rozmowę.

 

Mariusz Kapusta to Ekspert zarządzania projektami, coach i trener. Prowadzi firmę szkoleniowo-doradczą Leadership Center specjalizującej się w tworzeniu gier symulacyjnych dla managerów. Pasjonat praktycznego podejścia do rozwoju osobistego – twórca proaktywnie.pl

 

 

 

Poniżej moja mapa myśli, którą przygotowałam na podstawie rozmowy z Mariuszem.

 

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares