Czy czas można stracić? Raczej nie można. Ale nieefektywnie go wykorzystać – niestety jak najbardziej…

Zastanawiałam się dzisiaj kiedy tracę czas i analiza pokazała, że dzieje się to wtedy:

  • kiedy mam za dużo pracy;
  • kiedy mam za mało pracy;
  • kiedy nic mi się nie chce.

Ilustracja przygotowana w programie iMindMap

Zacznę od ostatniej pozycji. Poświęcę jej najmniej miejsca, bo najmniej mnie interesuje. W zasadzie nie pamiętam u siebie takiego stanu, jak skrajna bierność. Stanu, w którym włączałoby mi się w pełni kontrolowane i świadome lenistwo połączone z niechęcią do robienia czegokolwiek. Jeśli Ty doświadczasz takiego stanu permanentnie, to myślę, że nie znajdziesz w tym artykule niczego ciekawego dla siebie.

[warning]Nie myl, proszę, tej sytuacji z odpoczynkiem, który jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania organizmu.
Sen, odprężenie i relaks – wszystko to powinno mieć miejsce w twoim planie dnia.
[/warning]

Zdarzały się też sytuacje, w których miałam bardzo mało do zrobienia, a kalendarz na dany dzień świecił pustkami. Muszę niestety przyznać, że nie umiałam się wtedy zmotywować do jakiegokolwiek działania i czas przeciekał mi przez palce. Jeśli siedziałam akurat przy komputerze, to najczęściej wchodziłam do Internetu i skakałam bezmyślnie ze strony na stronę, klikając w pierwszego lepszego linka, który zwrócił moją uwagę. Sprawdzałam aktualności na fejsbuku, czytałam zaległe maile, porządkowałam skrzynkę, albo wykonywałam masę innych, mało produktywnych czynności. Wszystko przez to, że moja motywacja do ruszenia z miejsca była minimalna, miałam poczucie, że „jeszcze zdążę” zrobić to, co na mnie czeka, bo mam przed sobą jeszcze tyyyyle czasu, itd. Sytuacja taka powtarzała się dotąd, dopóki nie zaczęłam określać swoich celów długoterminowych. Jeśli dzisiaj wiem do czego ma zaprowadzić mnie w dłuższym dystansie czynność, którą na dziś zaplanowałam, to zdecydowanie łatwiej mi się do niej zabrać. Widzę wtedy oczami wyobraźni nagrodę, która na mnie czeka w przyszłości za zrealizowanie jej teraz. Łatwiej mi także połączyć tę czynność z innymi, o których dotąd nie pomyślałam, a które w komplecie zaprowadzą mnie do celu może nawet wcześniej niż wstępnie zakładałam.

Kolejna sytuacja, to taka, kiedy mam za dużo spraw na głowie. Najczęściej czuję się wtedy przytłoczona i nie mam energii, żeby w ogóle zacząć je realizować. Nie chodzi o to, że duża ilość zadań zawsze powoduje w organizmie spadek formy. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy nie wiem jakie są priorytety dla nich i jaki jest ich cel. Energia pojawia się sama, kiedy określam te dwa parametry.

W przypadku spraw osobistych, zwykle wiesz po co i dla kogo je realizujesz. Kiedy pomagasz partnerowi załatwić coś na mieście, albo jedziesz na zakupy, żeby uzupełnić lodówkę, to doskonale wiesz jaki jest cel tych czynności. Nadanie priorytetów to już trudniejsza sprawa, nie zawsze dzieje się to automatycznie i nie zawsze jest intuicyjna, ale prędzej czy później masz ich świadomość. Oczywiście bywa i tak, że nadajesz błędne priorytety w trakcie wykonywania czynności. Dowiadujesz się o tym po fakcie, kiedy okazuje się, że Twojemu partnerowi bardziej zależało na dostarczeniu do domu składników na kolację, niż bateriach do pilota… ale to już zupełnie inna historia.

W pracy niestety nie zawsze wiesz po co masz zrobić konkretne zadanie i jaki wpływ może mieć ono na realizację Twoich pozostałych zadań. Szefowie czasami nadają tematom priorytety, czasami nie. Dlatego Twoją pierwszą reakcją powinno być zawsze dopytanie się szefa o cel (jeśli nie jest oczywisty) i o ważność zadania, które od niego otrzymujesz. To pozwoli Ci ustawić zadania we właściwej kolejności. Jeśli sam sobie jesteś szefem, to także zadawaj tego typu pytania. Pomoże Ci to uświadomić sobie rzeczy, o których wcześniej nie pomyślałeś. Ponad to świadomość celu nadaje zadaniom wartość. Nie są już „bezcelowe” i „bez sensu”, a Ty masz przekonanie o jakiejś wartości płynącej z ich wykonania. Uważam, że to niezwykle ważne, aby taki stan osiągnąć. Dlatego zachęcam Cię do szukania odpowiedzi na te dwa pytania, jeśli nie zostały one udzielone od razu.

Kolejka Twoich zadań nie musi mieć klasycznej formy listy. Sugeruje ona bowiem, że każde zadanie można wykonać dopiero po zakończeniu innego, a to nie zawsze jest dobre podejście. Zadania przecież często łączą się z innymi, uzupełniają się nawzajem, albo na siebie nachodzą. Osoby, które korzystają na co dzień z informatycznych narzędzi do zarządzania projektami wiedzą doskonale o czym mówię. W zarządzaniu projektami nazywamy to „relacjami pomiędzy zadaniami”. Zależności takie mogą wystąpić w czterech kombinacjach, tzn.:

  • ZR – zakończenie-rozpoczęcie – zakończenie pierwszego zadania umożliwia rozpoczęcie drugiego, np. kupienie biletów do kina umożliwia obejrzenie filmu;
  • RR – rozpoczęcie-rozpoczęcie – oba zadania mogą rozpocząć się jednocześnie, np. mając dekoder telewizyjny z nagrywarką możesz oglądać jeden program, a drugi nagrywać w tym samym czasie w tle;
  • ZZ – zakończenie-zakończenie – oba zadania muszą zakończyć się w tej samej chwili, np. przygotowujesz kolację przy świecach i wyjęcie pieczeni z piekarnika, a także doprawienie sałatki powinno zakończyć się w tym samym momencie, aby zaserwować oba dania jednocześnie;
  • RZ – rozpoczęcie-zakończenie – rozpoczęcie pierwszego zadania może się odbyć tylko w przypadku zakończenia drugiego, np. montaż płytek podłogowych może się rozpocząć tylko w przypadku wyschnięcia wylewki na podłodze.

Najlepiej z zarządzaniem powyższymi relacjami radzą sobie programy komputerowe, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby najczęściej pojawiające się w twoich zadaniach zależności oznaczać graficznie na planie działań. Do tego celu przydatne będą strzałki, linie i kolory.

Moje plany najczęściej przyjmują formę map myśli. Struktura takich notatek pozwala mi natychmiast dostrzegać powiązania pomiędzy zadaniami i ich rozwinięcia. Przygotowując plan działań w punktach nie zauważysz od razu powiązanych ze sobą spraw, aby się to stało musisz stale czytać swoją listę od góry do dołu i szukać powiązań zadanie po zadaniu. Zupełnie inaczej działa mapa myśli, która pozwala mi zaoszczędzić wiele czasu przy czytaniu notatek i upraszczaniu zadań do niezbędnego minimum. Kiedyś czytałam nawet o przeprowadzonych badaniach, które wykazały prawie 90% oszczędność czasu przy czytaniu zrobionych wcześniej notatek w firmie map myśli, a nie klasycznych, liniowych, wykorzystujących pełne zdania i nie korzystających z graficznych usprawnień (jak tylko odnajdę źródło tych badań, to je tutaj zamieszczę).

Nigdy nie twierdziłam, że robienie planów w formie liniowej jest całkowicie do kitu. Twierdzę jednak, że częste przeszukiwanie długiej, kilkunasto-, albo kilkudziesięciozadaniowej listy jest niezwykle czasochłonne. Zdecydowanie efektywniej jest zapisując – od razu grupować zadania i wyłapywać zależności pomiędzy nimi. Spróbuj, a sam zobaczysz jak bardzo ten niewielki zabieg skróci czas potrzebny Ci do odnalezienia danego zadania na liście. Mała uwaga – nie lubię przerostu formy nad treścią, dlatego planując kupienie pięciu składników na kolację przygotowuję sobie małą listę, a nie mapę. Klasyczne listy są bowiem efektywne jeśli mamy na nich dosłownie kilka spraw.

Znam też takich, którzy prawdopodobnie startują konkursie na najdłuższą listę zadań do zrealizowania. W swoich głowach są głęboko przekonani, że naprawdę długa lista świetnie się prezentuje i oznacza, że jej właściciel ma naprawdę wiele do zrobienia, że jest mistrzem planowania i że nic mu na pewno „nie ucieknie”. Nagroda w tym konkursie niespecjalnie mnie interesuje, więc nie znajdziesz u mnie kilkustronicowego wypracowania z zadaniami, a raczej zwięzłą, prostą mapę.

Mapy myśli wykształciły we mnie jeszcze jedną, niezwykle przydatną umiejętność – zwięzłość. Na mapie ciężko byłoby zapisać wszystkie sprawy pełnymi zdaniami. Używam dlatego skrótów myślowych, symboli i znaków. Wtedy nawet zapisanie wybranego tematu pełnym zdaniem, albo opatrzenie go szerszym komentarzem, nie tworzy chaosu i nie zmniejsza czytelności notatki. Stosowanie skrótów, skojarzeń i symboli na mapie myśli pozwala mi skrócić czas, który poświęcam na wielokrotne powroty do notatki w ciągu dnia.

Jeszcze jedną zasadą, którą stosuję w codziennym planowaniu jest zasada 2 minut. Mówi ona, że jeśli na moją mapę zadań ma zamiar wskoczyć jakaś czynność, która zajmie mi maksymalnie dwie minuty, to zamiast ją zapisać i odłożyć na później – wykonuję ją od razu. Pierwszy raz zetknęłam się z tą zasadą u Davida Allena w Getting Things Done (o którym już pisałam tutaj), ale można ją znaleźć także w publikacjach wielu innych ekspertów efektywności.

Na zakończenie ostatnia refleksja – jeśli nie wiesz od czego zacząć, to… najczęściej nie zaczynasz wcale. Odkładasz piętrzącą się górę obowiązków na później i nie dość, że nie realizujesz zadań, to dodajesz swojej głowie ciężar w postaci myśli o rosnących z każdą chwilą Himalajach zaległości. Ale o prokrastynacji napiszę kiedy indziej…

 

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares