Już wiesz, że mapy myśli mają szereg zastosowań biznesowych. Pisałam o tym w artykule Czy mind mapping ma zastosowanie w biznesie, a także w swojej książce. Dziś wejdę nieco głębiej w tematykę zarządzania projektami, ponieważ możliwości usprawnienia pracy dzięki mind mappingowi są w tej dziedzinie prawie nieograniczone.

Kierownik projektu to w zasadzie człowiek-orkiestra. Chcąc być skutecznym liderem swojego projektu powinien mieć umiejętność zmieniania się, niczym kameleon. W zależności od sytuacji, odbiorcy, czy kontekstu – powinien być zdolny pełnić role: koordynatora, motywatora, ochroniarza, negocjatora, mediatora, sprzedawcy (…), a także administratora.

O każdej z tych funkcji PM-a (Project Managera) można napisać oddzielny artykuł. Dziś jednak zajmę się ostatnią z powyższych ról – rolą administratora. Udowodnię Ci, że ta często najbardziej znienawidzona i przeklęta rola wcale nie musi być taka straszna. Wręcz przeciwnie. Używając odpowiednich narzędzi, takich jak mind mapping, możesz stworzyć tak ciekawe i praktyczne dokumenty, że zarówno dla Ciebie, jak i członków zespołu projektowego, a nawet Twoich szefów – korzystanie z nich będzie wielką przyjemnością, a one same skarbnicą wiedzy.

Zacznijmy od początku…

Jednym z pierwszych dokumentów, który powinien pojawić się w każdym projekcie jest karta projektu. Jest to dokument, który może przybrać różne formy i nazwy, ale zawsze powinien zawierać informacje o poniższych kwestiach:

  • Cel projektu (główny i szczegółowe) wraz z jego opisem
  • Główne założenia projektu w obszarach: zakres, czas i budżet
  • Mierniki realizacji założeń
  • Wstępnie zidentyfikowane ryzyka projektu
  • Uczestnicy projektu

Karta projektu może wyglądać tak:

Ale może także wyglądać tak:

Karta projektu ma kilka różnych zastosowań. W związku z tym, że jest tworzona jako jeden z pierwszych formalnych dokumentów, to jest doskonałym punktem odniesienia na późniejszych etapach jego realizacji. Może posłużyć PM-owi do monitorowania:
– czasu pozostałego do zakończenia projektu,
– budżetu, który może jeszcze wykorzystać, itd.

Karta projektu może także posłużyć jako materiał informacyjny dla nowych członków zespołu, którzy dołączą do zespołu w trakcie jego trwania. Jeśli założenia i zasoby projektu zostaną przedstawione przejrzyście i czytelnie, np. w formie mapy myśli zawierającej powiązania pomiędzy różnymi aspektami – tym większą wartość będzie miał dokument dla osób rozpoczynających w nim pracę.

Będzie także tym dokumentem, którego będzie od Ciebie oczekiwał sponsor, inwestor czy po postu szef rozliczający Cię z realizacji zadań. Im bardziej obrazowo i jasno pokażesz na karcie specyfikę projektu i wpływ niektórych czynników na inne – tym lepiej zostanie zrozumiany.

Niezwykle praktycznym pomysłem jest przygotowanie mapy komunikacji w projekcie w formie mapy myśli. Na takiej mapie można zaznaczyć najważniejsze ścieżki komunikacyjne w projekcie. Raportowanie do PMa jest oczywiste, ale często występują także relacje bezpośrednie pomiędzy innymi członkami zespołu, albo nawet tymi częściami organizacji, które nie uczestniczą bezpośrednio w pracach projektowych. Poniżej przykładowa mapa komunikacji, na której kolorami oznaczone są główne postaci, a także konkretne ścieżki raportowania.

Mapa myśli może także posłużyć jako schemat notatki ze spotkań statusowych, czyli tzw. minutek. Na mapie myśli łatwiej wyróżnić ważne kwestie, wskazać priorytety, połączyć osoby dedykowane do zrealizowania zadania, czy zastąpić słowa – ikonkami i symbolami. Sprawdź poniżej na moim przykładzie.

Notatki, raporty, karty projektu i inne dokumenty projektowe w niektórych firmach mają swoje standardowe formy, albo muszą przyjmować pewną sztywną, formalną strukturę. W takich przypadkach powyższe przykłady potraktuj jedynie jako nieszablonowe pomysły do zastosowania na przykład w swoich prywatnych projektach.

Jeśli jednak dostajesz w tych kwestiach wolną rękę i sam odpowiadasz za kształt i funkcjonalność dokumentacji projektowej, to zastanów się, czy nie warto byłoby wdrożyć nowych standardów…

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares