Niniejszy wpis rozpoczyna cykl artykułów o seksownie (mam nadzieję) brzmiącym tytule Getting projects done, czyli o tym, jak działać, aby realizować projekty do końca. Będę pisała z perspektywy korporacyjnej, ale założę się, że większość mechanizmów i technik będziesz mogła zastosować w swoich projektach: osobistych, freelancerskich, kumpelskich, domowych itd.

Po czym poznać, że robię projekt?

Napisano o tym setki słów. Nie byłoby najgorzej, gdyby definicji było tyle, ile metodyk i standardów zarządzania projektami. Jest ich jednak tyle, ilu praktyków tej dziedziny, którzy postanowili się kiedykolwiek wypowiedzieć. No to i ja się wypowiem. Jako praktyk. Ale najpierw oddam głos ekspertowi.

Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie, bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami, a to wszystko obarczone niepewnością.

Efektywne zarządzanie projektami – Robert K. Wysocki

Powyższa definicja jest bardzo pojemna i zawiera najważniejsze cechy charakterystyczne dla wszystkich projektów. Jak większość definicji jest mało “user friendly”, dlatego postaram się ją oswoić i opowiem o wszystkich jej elementach po kolei.

  • sekwencja niepowtarzalnych zadań – każdy projekt składa się z pewnej ilości różnorodnych działań, które muszą być zorganizowane w pewnej sekwencji, porządku;
  • złożone zadania – każde działanie projektowe charakteryzuje się pewną złożonością, skomplikowaniem, najczęściej do ich wykonania potrzebni są różni ludzie o różnych kompetencjach;
  • powiązane zadania – działania w projekcie są uporządkowane i ustawione w pewnej kolejności, połączone ze sobą różnymi zależnościami, np. zakończenie jednego kroku – pozwala rozpocząć kolejny. Inne rodzaje zależności to np. dwa zadania muszą się rozpocząć jednocześnie, albo przed zakończeniem jednego – musi się rozpocząć kolejne, itd.;
  • wspólny cel – wszystkie działania muszą prowadzić do jednego celu, np. muszą doprowadzić do pewnego wspólnego rezultatu, albo dostarczyć oczekiwaną wartość;
  • określony termin – oznacza to, że projekt ma swój początek i koniec, oba te parametry są ustalane na początku, przed uruchomieniem działań. To także jedna z cech projektu, która odróżnia go od procesów, czy operacyjnych działań w firmie (ale o tym napiszę w kolejnych artykułach);
  • określony budżet – czyli ograniczenie co do dostępnych środków finansowych przeznaczonych na realizację działań. Budżet, podobnie jak inne zasoby projektowe, jest ograniczony. Potocznie mówimy, że worek z kasą ma swoje dno…
  • określone wymagania – oznaczają konieczność spełnienia pewnych warunków w trakcie realizacji projektu. Wymagania mogą dotyczyć specyfiki produktu, który projekt ma wytworzyć, oczekiwań jakościowych, funkcjonalnych itd.;
  • obarczony niepewnością – oznacza to, iż istnieją wszelkiego rodzaju wydarzenia i sytuacje, które mogą wpłynąć na prace projektowe i doprowadzić do zmiany założeń, albo w ostateczności do niezrealizowania projektu. Działania związane z zarządzaniem projektami mają na celu zminimalizować tę niepewność, natomiast nigdy nie wyeliminują jej całkowicie, ponieważ żaden projekt nie dzieje się w próżni.
  • dostarcza oczekiwaną wartość – niektóre projekty robi się po to, aby dostosować się do obowiązujących regulacji, ale najczęstszą przyczyną powoływania projektów jest dostarczenie pewnych korzyści dla firmy, np. konkretnych przychodów, nowych klientów, nowego sposobu pracy organizacji, który zoptymalizuje procesy itd.
  • istnieje uzasadnienie biznesowe – czyli istnieje konkretny powód (lub powody), dla którego dany projekt jest uruchomiony. Najprościej rzecz ujmując – jest to odpowiedź na pytanie “dlaczego” chcemy / musimy robić projekt?

Ostatnie dwie cechy projektu są kluczowe w przypadku projektów biznesowych. Projekty wymagają powołania dedykowanych zespołów, angażują różne zasoby organizacji, wymagają poniesienia pewnych kosztów itd. To wszystko sprawia, że aby uruchomić projekt – trzeba mieć zazwyczaj dobre uzasadnienie dla takich wydatków.

Przygotowałam dla Ciebie infografikę, która ilustruje powyższe informacje.

po czym poznac ze robie projekt_ProjectManagerka_infografika

Projekty w życiu osobistym

Bardzo często realizuję projekty nie tylko w firmie, ale także w życiu osobistym. Dotyczą one różnych aspektów mojej biznesowej i pozabiznesowej działalności, np. moich autorskich warsztatów realizowanych dla różnych organizacji, pisania książek czy wdrażania nowych rozwiązań w ramach bloga. Czasami podejmuję nowe współprace i wtedy także realizuję projekty z moimi partnerami, np. współtworzenie e-booka dot. map myśli, czy projektowanie wizytówek i cv. Ta codzienna praktyka sprawiła, że wypracowałam swoją osobistą definicję projektu, której często używam.

Projekt to każde działanie, którego zrealizowanie przyczyni się do wprowadzenia zmiany.

Komunikacja biznesowa oczami kierownika projektu – Katarzyna Żbikowska

I już. Niech będzie, że to moja autorska definicja na potrzeby bloga i naszych rozważań.

O co chodzi z tą zmianą?

  • Jeśli robisz remont, to efektem pracy będzie wyremontowane mieszkanie. Oczywiście przy założeniu, że ten projekt się uda. Jeśli coś pójdzie nie tak, to także efektem będzie zmiana – np. zamiana Twojego mieszkania w gruzowisko. Mówiąc drastycznie.
  • Jeśli robisz nową procedurę w swojej firmie, to zmienisz tym samym sposób wykonywania pewnych czynności przez współpracowników, być może ktoś straci pracę, a inny zyska jej dwa razy więcej, być może coś przyspieszysz, a być może wydłużysz. Zmiany status quo zawsze powodują jakieś inne zmiany.
  • Jeśli chcesz uruchomić swojego bloga, to będziesz potrzebowała kupić, albo zarejestrować domenę, zakupić kilka usług, w tym hosting, napisać kilka tekstów i je opublikować, ale przede wszystkim, jako rezultat projektu – dojdzie Ci kolejny element w życiu, którym będziesz się regularnie zajmować, a więc zmienisz swój harmonogram dnia, albo tygodnia, czasami zmienią się także twoje stare nawyki, albo sposób wysławiania się.

Projekty wprowadzają zmiany, a także…

  • są ograniczone czasowo,
  • angażują osoby o różnorodnych umiejętnościach i kompetencjach,
  • mają złożoną strukturę zadań i zależności,
  • są obarczone niepewnością.

Komunikacja biznesowa oczami kierownika projektu – Katarzyna Żbikowska

Dlatego jeśli Twoje działanie nie spełnia powyższych warunków, to najprawdopodobniej zarządzanie projektami nie będzie odpowiednim podejściem do zrealizowania tego zadania. Nie przestawaj jednak rozwijać się w tym temacie, ponieważ jeśli nie to zadanie, to na pewno następne będzie już bliższe temu opisowi. W dzisiejszym pędzącym świecie, pełnym zmian i zawirowań – większość z nas powinna się poważnie zabrać za sensowne zarządzanie projektami. Ale o tym w następnym odcinku cyklu “Getting projects done”.

Twoja kolej

Rozjaśniłam co-nie-co temat? Czy już widzisz, które z Twoich codziennych zmagań – są projektami? A może masz jakieś sprawdzone sposoby na zarządzanie projektami? Podziel się nimi w komentarzu.

I koniecznie napisz, o jakich zagadnieniach z tematyki zarządzania projektami chciałabyś poczytać w tym cyklu.

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares