Top
przeciążony umysł – Project Managerka
fade
1085
single,single-post,postid-1085,single-format-standard,eltd-core-1.0,flow-ver-1.0.1,,eltd-smooth-page-transitions,ajax,eltd-blog-installed,page-template-blog-standard,eltd-header-standard,eltd-sticky-header-on-scroll-down-up,eltd-default-mobile-header,eltd-sticky-up-mobile-header,eltd-dropdown-default,eltd-header-style-on-scroll,wpb-js-composer js-comp-ver-4.9.2,vc_responsive
przeciążenie

przeciążony umysł

http://flic.kr/p/8iELT

Nasz umysł jest wciąż poddawany nowym bodźcom i ze wszystkich stron docierają do niego nowe informacje. Aby móc działać wydajnie, potrzebuje spełnionych kilku warunków – przestrzeni, zorganizowania i zdecydowania w działaniu. Dziś chcę Wam pokazać jakie błędy popełniamy na co dzień i jak możemy ich sprytnie uniknąć.

Niedokończone sprawy

Największym obciążeniem dla Twojego umysłu są rozpoczęte i niedokończone tematy. Można w skrócie powiedzieć, że w tej kwestii działa powiedzenie im głębiej w las, tym więcej grzybów. Niestety im więcej masz na głowie rzeczy, tym trudniej Ci zamykać po kolei każdą z nich. W pewnym momencie przychodzi chwila zmęczenia z powodu nawarstwiających się tematów i nie masz siły walczyć z nimi dalej. Jeśli bierzesz na siebie odpowiedzialność za zrobienie czegoś i odkładasz to na później, to z każdą kolejną taką sprawą trudniej Ci przyjdzie działanie. Im więcej widzisz nad sobą niezałatwionych spraw, które powinieneś zrealizować, tym bardziej narażony jesteś na wejście w tryb prokrastynacji (w dużym uproszczeniu to ciągłe odkładanie spraw na później) i nie masz siły ruszyć z jakąkolwiek z nich do przodu.

Odkładanie na później to jedno, ale ważniejsze jest obciążanie umysłu wielokrotnym wracaniem do danego tematu. Jest to nie tylko nieefektywne, ale blokuje Ci możliwość skupienia się na kolejnych pojawiających się sprawach.

Jak temu zapobiec? Najprościej dokończyć otwarte tematy i uwolnić się od nich raz na zawsze. Nie mów tylko, proszę, że to nie takie proste. Oczywiście, że nie wszystkie tematy da się dotknąć czarodziejską różdżką, powiedzieć „zniknij” i po kłopocie. Ale w ogromnej większości sprawy, które rozpoczynasz i których nie kończysz, nie są gigantami zalegającymi od lat w Twojej głowie, ale bieżącymi sprawami, na których po prostu nie chciałeś się skupić w danym momencie i od ręki zrealizować. Przeczytaj artykuł Myślodsiewnia i zrób opisane w nim ćwiczenie polegające na wyjęciu z głowy niedokończonych tematów i zapisaniu ich na kartce.

Przemyślane do połowy

Otwieranie tematów i nierealizowanie ich to zmora każdego z nas. Niestety ilość informacji, które docierają do nas ze wszystkich stron często nie pozwala wydajnie nimi zarządzić w momencie, w którym do nas docierają. W ten sposób traktujemy, na przykład, nasze e-maile. Jak to wygląda w praktyce? Przychodzi do Ciebie świeżutki e-mail. Pojawia się w oknie poczty przychodzącej i ma piękne podświetlenie (jest kolorowy, albo pogrubiony, czasem nawet podświetlony). Nowy zawsze lubi się wyróżniać spośród innych, które zdążyłeś już otworzyć. Włącza Ci się ciekawość. Omiatasz wzrokiem jego główne parametry: od kogo przyszedł, jaki jest temat. Najczęściej ich świadomie nie czytasz, a tylko przelatujesz po nich wzrokiem i… odruchowo go otwierasz. Po kilku ułamkach sekund okazuje się, że nadawca wysłał go, ponieważ oczekuje od Ciebie podjęcia jakichś działań. No ale przecież Ty masz teraz mnóstwo ważnych spraw na głowie i nie możesz zabrać się za ten temat tak od razu. Zamykasz więc okno z mailem z myślą „wrócę do niego później”. Może nawet zaznaczysz go prawym przyciskiem jako „nieprzeczytany” i wrócisz do swoich zajęć. Po kilku chwilach w oknie poczty pojawi się kolejny gość i prawdopodobnie mechanizm działania będzie wyglądać analogicznie. Automatycznie otworzysz go, by po chwili zamknąć, żeby „wrócić do niego później”.

Czy wiesz jak takie działanie wpływa na Twój umysł? Po pierwsze budzi te ośrodki mózgu, w których przechowujesz informacje o tym temacie i wszystkich z nim powiązanych. Umysł działa przecież na zasadzie skojarzeń, więc wszystko się z czymś łączy. Po drugie, odwraca to Twoją uwagę od spraw, którymi byłeś zajęty do tej pory. Jesteś więc już zdekoncentrowany i rozproszony. Jakiekolwiek działanie podejmiesz  (wrócisz do poprzednich zajęć, czy zajmiesz się najświeższym mailem), trudno będzie Ci wejść na tory efektywności w krótkim czasie.

Większość pracowników biurowych spędzających większość czasu przy komputerze, ma włączony i automatycznie aktualizowany program do obsługi poczty elektronicznej. Wpadające nowe tematy rozpraszają nas co kilka chwil, więc najprościej jest wyłączyć tę automatyczną aktualizację, albo włączać program co godzinę i sprawdzać „co nowego wpadło do mnie w tym czasie”. Zyskamy kilkanaście (a może nawet kilkadziesiąt) minut pomiędzy tymi działaniami na pracę koncepcyjną, pełną skupienia i większej efektywności.

A jeśli już otworzyłeś tę wiadomość, albo odebrałeś telefon, albo usłyszałeś jakąś prośbę na żywo, to nie odkładaj jej bezrefleksyjnie na później, ale wykształć nawyk planowania jakiegokolwiek pierwszego kroku i realizowania go od razu. Czasami będzie to przekazanie informacji koleżance, czasami przeforwardowanie maila do podległego pracownika (delegowanie), a czasami nadanie mu terminu realizacji i zapisanie w kalendarzu. Każda czynność posuwająca temat do przodu jest lepsza, niż zaznaczenie maila jako „nieprzeczytanego” po przeczytaniu go. Mistrzowie w tej dziedzinie potrafią takiego maila otwierać kilka razy i kilka razy oznaczać ponownie jako nieprzeczytanego… Zastanów się nad konsekwencjami takiego działania.

Wypełniona pamięć chwilowa

Kolejnym niewłaściwym działaniem jest przepełnianie pamięci krótkotrwałej. Wiemy już, że nasza pamięć operacyjna potrafi świadomie zarządzać ograniczoną ilością różnych informacji. Według George`a Millera ta magiczna liczba to 7±2. Oznacza to, że nasza pamięć operacyjna ma pewne ograniczenia. Jeśli umysł potrafi zapamiętać maksymalnie 9 oddzielnych elementów, a Ty czujesz, że potrzebujesz pracować na większej liczbie, to… zapisz je sobie. Potencjał umysłu jest nieograniczony, ale to nie znaczy, że potrafi zrobić absolutnie wszystko bez żadnego wsparcia. Zanim informacja przejdzie do pamięci długotrwałej, albo zostanie zapomniana, mamy kilka chwil na to, żeby podjąć decyzję, co i po co może nam się przydać w przyszłości.

Mam kilka praktycznych i działających sposobów na obejście tego ograniczenia. Oto niektóre z nich:

  • wysyłam do siebie e-mail
  • piszę do siebie smsa
  • wrzucam coś w kalendarz
  • ustawiam przypomnienie w komórce
  • notuję w notesie, albo na kartce
  • proszę kogoś o pomoc lub od razu przekazuję informację z prośbą o zajęcie się nią.

W dobie elektronicznych organizerów, smartfonów i innych usprawnień życia – wypracowałam sobie system, który dla mnie jest skuteczny. Najważniejsze w nim jest to, że jest „mój” i że chcę z niego korzystać. Na nic byłoby przypomnienie pozostawione w kalendarzu, z którego nie korzystam…

Popatrz na swoje codzienne zadania z innej strony i pomyśl, jak można uprościć sobie życie, a umysłowi pozostawić wolną przestrzeń do lepszego i bardziej twórczego działania. Nie oczekuj od niego kreatywnych pomysłów, kiedy wypełniłeś go bieżącymi zmartwieniami i zadaniami bez zaplanowanych konkretnych kroków. Tak mało potrzeba, żeby wykorzystać mocne strony naszego umysłu do maksimum, a jego słabe strony wesprzeć dodatkowym działaniem.

  • Dzięki za fajny tekst.

    Mam pytanie dot. niedokończonych spraw. Wiele zadań jest realizowana przez zespoły (choćby zespół typu ja + mój klient, który z kolei jest zależny od swoich kolegów w pracy, który mają dostarczyć jakąś informację, która mi posłuży do wykonania zlecenia).

    Przy takiej grupie osób nie mam wpływu na wykonanie wszystkich cząstkowych działań przez wszystkie osoby. Z tego powodu wiele rzeczy się przesuwa i właśnie ląduje w szufladce „Niedokończone”. Jak sobie z tym radzić?

  • katarzyna

    Cześć Marta, opisana przez Ciebie sytuacja to jeszcze inny rodzaj „niedokończonej” sprawy.

    W takich chwilach robię dwie rzeczy: najpierw dokładnie określam co nazwałabym w tej konkretnej sytuacji „dokończonym” zadaniem, a następnie staram się namierzyć osobę, na której to zadanie utknęło. Jeśli na początku dookreślimy podział odpowiedzialności w zespole, granice tych odpowiedzialności i wykluczenia z ich zakresu, to potem zdecydowanie prościej możemy stwierdzić kto, gdzie i z czym stoi w miejscu.

    Kiedy pracujemy w dużych zespołach, to rzeczywiście nie jesteśmy w stanie sprawdzić wykonania każdego najmniejszego zadania. I bardzo dobrze, bo byśmy utonęli w check-listach :-) Ale na pewno możemy oczekiwać konkretnego efektu od osób, z którymi działamy (pod warunkiem, że wcześniej określiliśmy precyzyjnie nasze oczekiwania co do nich).