źródło: http://flic.kr/p/aFh3NW

źródło: http://flic.kr/p/aFh3NW

Czy Ty też należysz do tych kierowników lub przedsiębiorców, którzy mają kiepskie skojarzenia z aplikacją Power Point? Którym oglądanie dziesiątek slajdów kojarzy się z nudą przeżywaną na spotkaniach, konferencjach, czy nawet szkoleniach? Którym slajdy zastępują często formalne dokumenty i stanowią jedyne źródło odniesienia po spotkaniach ze współpracownikami? U których Power Point zastępuje coraz częściej arkusze kalkulacyjne, czy edytory tekstów? Obawiam się, że wielu z nas należy do tej grupy. Zapewniam Cię jednak, że to wynik jej niewłaściwego stosowania, a nie tego, że sama w sobie jest zła. Można z niej wycisnąć naprawdę dużo!

 

Wielu z nas jest skazanych na Power Pointa, ponieważ kultura organizacyjna, albo raczej kultura komunikacyjna organizacji, w której pracujemy wymusza na nas taki standard pracy. U mnie, na przykład, prezentacje stające na Zarządzie muszą mieć formę slajdów. Spotkania projektowe także najczęściej rozpoczynają się od omówienia slajdów, które nadsyłali członkowie zespołu na dzień lub dwa przed statusem (każdy wypełnia formatkę w Power Point informacjami o postępach prac w ramach swojego obszaru, z listą zadań zrealizowanych w ostatnim tygodniu, planowanych na następny, zidentyfikowanych ryzyk, itd.). Generalnie, jeśli ktoś w firmie chce dowiedzieć się czegokolwiek, to prosi albo o maila, albo o prezentację w Power Point (jeśli sprawa jest dłuższa niż „na maila”). Tak po prostu jest i trudno to zmienić w pojedynkę, bo to trochę jak walka Don Kichota z wiatrakami. Najgorsze w tym wszystkim jest to, że naprawdę wielu z naszych współpracowników WIE, że to nie jest efektywne i że można zrobić to inaczej, ale to wciąż za mało. Takie standardy najczęściej wpisane są w kulturę firmy i żeby je zmienić, trzeba by zmienić dużo więcej niż format prezentacji.

Ale jest dobra wiadomość – możemy coś zrobić, żeby nie łamiąc standardów dać odbiorcom komunikatów i prezentacji coś więcej niż slajdy zalane w 100% słowami. Przedstawię Ci zaraz kilka moich pomysłów.

Najpierw przemyśl, co chcesz przekazać odbiorcom, a dopiero potem zaplanuj kształt i formę tego komunikatu (ostrzegam, że będę to powtarzać przy każdej nadarzającej się okazji, więc nie dziw się, jeśli czytasz o tym kolejny raz na mojej stronie, albo w mojej książce). Zastanów się, kto będzie słuchał Twojej prezentacji i jakie ma z niej wyciągnąć wnioski. Przemyśl, do czego chcesz go przekonać i przygotuj wiarygodne argumenty. Jeśli prezentujesz status postępów prac w Twoim projekcie, to inaczej będziesz je przedstawiał, jeśli harmonogram się rozsypał, czyli masz opóźnienia w kilku zadaniach i chcesz prosić szefów o przedłużenie deadline oddania finalnego produktu. Co innego pokażesz, jeśli występujesz do sponsorów o dodatkowy budżet. A jeszcze inaczej, jeśli informujesz o terminowo zrealizowanym projekcie i prosisz o zgodę na zorganizowanie imprezy dla członków zespołu, na której podziękujesz im za świetną robotę. Świadomość grupy docelowej i celu samej prezentacji – to początek pracy. Bez tego nie radzę Ci nawet włączyć laptopa!

Planowanie to podstawa. A jednym z najczęściej popełnianych błędów jest rozpoczynanie pracy nad prezentacją od uruchomienia Power Pointa, zamiast od czystej kartki i ołówka. Jako praktyk mind mappingu mogę śmiało powiedzieć, że pracę nad artykułem czy slajdami rozpoczynam zawsze od przygotowania mapy myśli, albo szkiców na białej kartce papieru. Ostatnio porzuciłam nawet kartki w kratkę, bo nadają mi od razu pewne ramy działania, a to nie jest najlepsze w pracy twórczej. Pozwól swoim myślom swobodnie wypłynąć, a dopiero potem ubierz je w konkretne formy i kształty. Kiedy masz gotowy pomysł na tematy, którymi zajmiesz słuchaczy, to możesz uruchomić Power Pointa i spróbować przenieść swoje pomysły na slajdy. Kiedy skończysz wpisywać konspekt prezentacji, to skorzystaj z widoku „sortowanie slajdów” (tak nazywa się ta funkcja w Power Point 2007).

 

Zobaczysz całość prezentacji na jednym ekranie – jak to nazywam – z lotu ptaka. Dla mnie ta opcja jest bardzo pomocna, bo lubię mieć wgląd w całość materiału, aby móc efektywniej układać tematy w kolejności, zgodnie z zaplanowanymi priorytetami.

Obok taki pokaz slajdów prezentacji, którą miałam ostatnio przyjemność wygłosić na konferencji dla studentów.

 

Ideą prezentowania jest wywołanie w odbiorcach konkretnej reakcji emocjonalnej, a nie wręczenie im kilkudziesięciu stron wydrukowanych slajdów zapełnionych tekstem, do zapoznania się z nim w trakcie Twojego przemówienia. Przecież takie podejście nie ma zupełnie sensu! Równie dobrze możesz odpuścić innym spotykanie się z Tobą i zamiast tego przesłanie im treści, którą chcesz przeczytać na głos. Nie sądzisz, że to zaoszczędzi sporo czasu i im i Tobie? No właśnie. Dlatego uświadom sobie i innym, że organizowanie spotkania w celu zaprezentowania czegoś, to nie chowanie się za wyświetlanymi przez rzutnik slajdumentami (jak nazwał je Garr Reynolds w swojej książce Zen prezentacji), a poruszanie odbiorców, skłanianie ich do refleksji, wzbudzanie ciekawości i zainteresowania.

 

Czy naprawdę chcesz na slajdy przepisać cały kwartalny raport tak, jak na tym anty-przykładzie? Nie dość, że autor wypełnił 90% slajdów tekstem, to jeszcze umieścił go na czarnym tle i użył „ślicznego” jasnozielonego koloru dla nieczytelnej i tak czcionki.

 

 

Zdecydowanie pomogą Ci w tym obrazy. I to jest jedna z największych mocy Power Pointa! Wyobraź sobie prezentera na tle pięknego, wielkoformatowego obrazu, który opowiada intrygującą historię na temat prowadzonego przez niego projektu, albo pomysłów, które według niego powinny ujrzeć światło dzienne, albo po prostu prezentującego wnioski wyciągnięte z realizacji jakiegoś niezwykle trudnego zadania. Slajdy mają Ci pomóc w poruszeniu ludzi i pobudzeniu ich emocji, a nie zastąpić Ciebie na scenie.

Żeby komunikat był właściwie zrozumiany i zapamiętany, niezbędne jest pobudzenie obu półkul mózgowych. Niestety najczęściej pobudza się jedynie lewą – analityczną, logiczną, a zapomina o prawej – kreatywnej i odpowiedzialnej za wyobraźnię, dźwięki, rytm, obrazy.

Proponuję wykorzystać w pełni fakt, że wyświetlane slajdy zajmują duży fragment pola widzenia Twoich słuchaczy. Warto ten fragment zapełnić czymś, co ich pobudzi, a nie uśpi. Wykorzystaj powierzchnię slajdu na piękny obraz, zdjęcie, czy grafikę, a Twój przekaz na dłużej pozostanie w umyśle i sercu słuchacza. Zamiast tabelki przeklejonej z Excela, z której tylko wytrawny analityk odczyta tendencję wzrostową w przychodach z Twojego przedsięwzięcia – możesz śmiało pokazać obraz, na którym coś rośnie, a dopowiedzieć jedynie, że to metafora tego, jak przychody rosną każdego dnia, dzięki Twojej pracy. Dla decydentów, którzy każdego dnia muszą przejść przez dziesiątki prezentacji – taka forma, jaką opisałam powyżej, na pewno utkwi im na dłużej i nie zostanie zapomniana w kilka sekund po Twoim zejściu z mównicy.

Prezenter ma opowiadać historie, które pokażą coś, czego nie widać w samych słowach. Nie twierdzę, że musi być świetnym gawędziarzem i showmanem (chociaż to by było naprawdę COŚ!). Chodzi o to, żeby miał coś do przekazania, żeby warto było spędzić z nim czas, żeby wniósł coś więcej, niż wniesie przeczytanie kilku stron tekstu.

Jeśli chcesz, aby słuchacze mogli z twojej prezentacji zabrać coś ze sobą, to poświęć trochę czasu i przygotuj im materiały uzupełniające do samodzielnego użytku. Nie myl ich ze slajdami z prezentacji! Wiem, że to dodatkowa praca dla prelegenta, ale to także wyraz Twojego szacunku do słuchaczy. Im więcej czasu poświęcisz na takie przygotowanie prezentacji, tym na dłużej pozostanie w pamięci uczestników Twojego wystąpienia. Obrazy i ciekawie opowiedziane historie na żywo – wspomagają naukę i proces utrwalania wiedzy, są wielkim narzędziem mnemonicznym, dzięki którym na długo zostaniesz zapamiętany. Natomiast materiały uzupełniające, które przygotujesz i rozdasz lub roześlesz po spotkaniu, sprawią, że słuchacze będą mogli wrócić do Twoich słów w dowolnej chwili. Obie te formy są wzajemnie uzupełniające się, ale nie powinny być traktowane jako jedno i to samo.

Na zakończenie ostatnia rada – zamiast korzystać z gotowych szablonów proponowanych przez twórców Power Pointa poszukaj inspiracji na portalach takich jak slideshare, albo vimeo, na których znajdziesz mnóstwo inspirujących pomysłów i form.

Zachęcam Cię także do przeczytania małego e-booka autorstwa Setha Godina (uwielbianego przeze mnie wizjonera, twórcy i mówcy). Będzie interesującym materiałem uzupełniającym do niniejszego artykułu :-)

[dm]14[/dm]

Fajny artykuł? Podziel się >>>

shares